Bevor Sie in Deutschland eine gemeinnützige Organisation gründen, empfehlen wir Ihnen, sich mit der Definition des „Verein“ vertraut zu machen und mehr über die Besonderheiten, Vorteile und Nachteile dieser Organisationsform zu erfahren. Dies hilft Ihnen zu entscheiden, ob dieses Format der Funktionsweise Ihren Zielen und Aufgaben entspricht. Neben dem Verein gibt es in Deutschland auch andere Formen der zivilgesellschaftlichen Selbstorganisation, die Ihren Bedürfnissen besser entsprechen können, wie etwa die gUG oder die gGmbH.
Ein eingetragener Verein (e.V.) oder eine gemeinnützige Organisation (NRO) ist ein registrierter Zusammenschluss (die verbreitetste Form für NRO in Deutschland):
Ein Verein (NRO) ist eine nicht-kommerzielle juristische Person und darf daher nicht in erster Linie wirtschaftlich tätig sein (Waren oder Dienstleistungen verkaufen).
Vorteile:
Die Mitglieder haften nicht persönlich für die vertraglichen Verpflichtungen des Vereins,
Ein Verein kann einen eigenen Namen haben und Verträge abschließen (z. B. Räumlichkeiten mieten, Arbeitgeber sein usw.),
Die Mitglieder haben gleiche Rechte und Pflichten und treffen Entscheidungen gemeinsam,
Möglichkeit, Fördermittel zu erhalten,
Die Gründungskosten sind nicht hoch.
Nachteile:
Ein Verein darf nicht überwiegend wirtschaftlich aktiv sein,
Die Gründung erfordert erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand (Erarbeitung der Satzung und Eintragung der Vereinigung in das Vereinsregister),
Die Funktionsweise einer NGO als Struktur, die staatliche Zuschüsse erhalten kann, unterliegt einem gesonderten strengen Verfahren und Kontrollregeln
Eine NGO (e.V.) ist für Sie geeignet, wenn:
- Sie mindestens 7 volljährige Gründungsmitglieder, die über eine Aufenthaltserlaubnis in Deutschland verfügen, haben
- Sie den Status einer juristischen Person wünschen (die Möglichkeit, ein Bankkonto zu eröffnen, Verträge abzuschließen, Personal einzustellen),
- Sie offizielle Projekte, Veranstaltungen und Partnerschaften planen,
- Sie Fördermittel beantragen möchten,
- Finanzielle Transparenz und Rechenschaftspflicht erforderlich sind.
Nicht eingetragener Verein (n.e.V.)
Nicht eingetragener Verein (n.e.V.) oder ein Zusammenschluss ohne den Status einer juristischen Person – ein nicht registrierter Verein, der nicht berechtigt ist, Teilnehmer von zivilrechtlichen Beziehungen zu sein. Ähnlich wie eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) kann er sich „automatisch“ bilden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Es gibt eine Leitung, d. h. jemanden, der sich um die Organisation kümmert,
- mindestens drei Mitglieder,
- der Zusammenschluss beendet seine Tätigkeit nicht bei einem Mitgliederwechsel
- er hat einen eigenen Namen.
Ein nicht eingetragener Verein (n.e.V.) hat denselben Status wie ein eingetragener Verein (e.V.), sofern er keine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt.
Hauptnachteile im Vergleich zum eingetragenen Verein (e.V.):
Die Mitglieder haften persönlich, wenn der Verein wirtschaftlich tätig wird,
Anträge auf Projektförderungen werden in der Regel von Fördermittelgebern abgelehnt.
SCHRITT 1. Satzung vorbereiten
Die Satzung ist das grundlegende Dokument der Organisation, das die Arbeit des Vereins regelt und den Anforderungen der §§ 57–59 BGB entsprechen muss.
Die Satzung muss enthalten:
den Namen und den Sitz der Organisation,
eine Bestimmung über die Eintragung,
ein klar umrissenes Ziel der Tätigkeit,
Regeln über die Aufnahme und den Ausschluss von Mitgliedern,
Bestimmungen zur Zusammensetzung des Vorstands,
das Verfahren zur Einberufung der Mitgliederversammlung,
Regeln zur Beurkundung von Beschlüssen (Protokollführung),
Regeln zur Mittelverwendung, Mitgliedsbeiträge,
Bestimmungen über die Auflösung des Vereins.
Empfehlung: Fügen Sie Formulierungen in den Vereinszweck gemäß § 52 AO (Abgabenordnung) ein, wenn Sie den Status der Gemeinnützigkeit beantragen möchten.
Vereine veröffentlichen ihre Satzungen frei zugänglich. Bevor Sie Ihre eigene Satzung erstellen, können Sie Vereine mit ähnlicher Ausrichtung finden und sich deren Dokumente auf den Webseiten ansehen
Bevor Sie zum nächsten Schritt übergehen, betrachten wir einige Punkte zur Erstellung der Satzung
Der Name des Vereins darf nicht identisch mit dem Namen einer anderen eingetragenen Vereinigung sein. Ob es in Deutschland bereits einen gleichnamigen Verein gibt, können Sie im Vereinsregister prüfen. Der Name darf auch nicht irreführend sein (z. B. in Bezug auf die Art der Tätigkeit oder die Größe des Vereins).
Ein Verstoß gegen das Namensrecht oder Markenrecht kann nicht nur zur Änderung des Namens zwingen, sondern auch zu erheblichen Schadensersatzforderungen führen. Deshalb prüfen Sie sorgfältig, ob der zukünftige Name Ihrer Organisation nicht bereits von anderen juristischen Personen verwendet wird.
leitet den Verein,
schließt alle Rechtsgeschäfte im Namen des Vereins ab,
muss aus mindestens einer Person bestehen, z. B. einem Vorsitzenden,
wird auf der Mitgliederversammlung von den Mitgliedern gewählt.
Die Zusammensetzung des Vorstands muss in der Satzung festgelegt werden. In den meisten Fällen besteht der Vorstand aus einer bis fünf Personen. Die Satzung muss regeln, ob Vorstandsmitglieder den Verein einzeln oder nur gemeinsam vertreten dürfen, d. h. ob einzelne Mitglieder Rechtsgeschäfte im Namen des gesamten Vereins abschließen können.
Wann und wie oft die Mitgliederversammlung stattfindet, kann in der Satzung geregelt werden. Andernfalls entscheidet der Vorsitzende oder die Vorstandsmitglieder.
Der Vorsitzende lädt die Mitglieder zur Versammlung ein und legt die Tagesordnung fest. Wichtig im Einladungsschreiben ist die Tagesordnung. Gültige Beschlüsse können nur zu den in der Einladung aufgeführten Tagesordnungspunkten gefasst werden (sofern die Satzung nichts anderes vorsieht).
Ein Verein wird steuerpflichtig, sobald er die entsprechenden Einnahmen oder Gewinne erzielt.
Mitgliedsbeiträge, Spenden und Fördergelder sind von der Besteuerung befreit.
Die meisten anderen Einnahmen (z. B. aus dem Verkauf von Speisen und Getränken, Eintrittskarten, Werbeeinnahmen usw.) können jedoch der Besteuerung unterliegen.
WICHTIG: Vereine müssen ihre steuerlichen Verpflichtungen sorgfältig beachten. Das Finanzamt kann den Vorstand persönlich haftbar machen, wenn der Verein seine Pflichten nicht erfüllt.
Ein Verein darf Spendenquittungen nur dann ausstellen, wenn er vom Finanzamt den Status der Gemeinnützigkeit erhalten hat.
Für Spendenbescheinigungen ist der offizielle Mustertext des Finanzamts zu verwenden.
Es wird zwischen Geldspenden und Sachspenden unterschieden.
WICHTIG: Der Verein haftet für falsch ausgestellte Spendenquittungen und für zweckwidrige Verwendung von Spenden. Daher muss der Vorstand den Mittelzufluss und die Finanzberichterstattung besonders sorgfältig kontrollieren.
SCHRITT 2. Satzung zur Prüfung an das Finanzamt senden
Wenn Sie eine gemeinnützige Organisation registrieren möchten, wird empfohlen, die Satzung zur Vorprüfung beim Finanzamt einzureichen, um die Übereinstimmung mit diesem Status prüfen zu lassen. Eine solche Prüfung erfolgt kostenlos.
Wenn Sie eine Rückmeldung erhalten, dass Ihre Satzung nicht den Anforderungen für die Anerkennung der Gemeinnützigkeit entspricht, überarbeiten Sie diese gemäß den Empfehlungen des Finanzamts und senden Sie sie erneut zur Prüfung ein.
Um Komplikationen in weiteren Schritten oder nach der Eintragung des Vereins zu vermeiden, fahren Sie erst dann mit den nächsten Schritten fort, wenn Sie eine positive Rückmeldung des Finanzamts bezüglich Ihrer Satzung erhalten haben.
In Schritt 5 wird erklärt, wie der Status der Gemeinnützigkeit erlangt wird und welche Unterlagen dafür erforderlich sind.
Der Status der Gemeinnützigkeit (genauer gesagt: steuerliche Vergünstigung) ist eine rein steuerrechtliche Angelegenheit. Er wird auf Antrag vom Finanzamt erteilt und bestätigt.
Vorteile des Gemeinnützigkeitsstatus:
eine Reihe von Einnahmen des Vereins bleibt steuerfrei,
ein ermäßigter Mehrwertsteuersatz (7 % statt 19 %) gilt für bestimmte Leistungen,
der Verein kann Spendenquittungen (Zuwendungsbestätigungen*) ausstellen.
Voraussetzungen für den Status der Gemeinnützigkeit:
Einschränkungen bei der Mittelverwendung,
Einschränkungen der wirtschaftlichen Tätigkeit,
strenge Beschränkungen bei Auszahlungen an Mitglieder,
erweiterte Buchhaltungspflichten.
*Zuwendungsbestätigungen ermöglichen es Spendern, ihre Spenden in der Steuererklärung abzusetzen. Dieser Abzug erhöht die Motivation zu spenden, was den Vereinen hilft, mehr Mittel einzuwerben.
SCHRITT 3. Gründungsversammlung durchführen
Treffen Sie sich mit allen 7 oder mehr Gründungsmitgliedern.
Auch wenn eine formelle Einladung zur Gründungsversammlung nicht vorgeschrieben ist, muss diese Versammlung in derselben Form stattfinden wie die zukünftigen (verpflichtenden) jährlichen Mitgliederversammlungen. Halten Sie sich daher an die im Statut vorgesehenen Formen der Einladung und Fristen.
Während der Gründungsversammlung müssen folgende Punkte erledigt werden:
Ernennung eines Protokollführers oder einer anderen für die Protokollierung verantwortlichen Person,
Wahl des Vorstands, eventuell auch weiterer Organe (alle im Statut vorgesehenen),
Diskussion, Annahme und Unterzeichnung der Satzung,
Erstellung einer Anwesenheitsliste der Gründungsmitglieder,
Erstellung einer Liste der Vorstandsmitglieder,
Erstellung eines Sitzungsprotokolls mit den Unterschriften der für die Durchführung der Versammlung verantwortlichen Person(en) (dies muss in der Satzung geregelt sein).
Beispiele aller Dokumente zur Gründung, Änderung der Arbeit und Auflösung eines Vereins:
www.bmjv.de
Nach Durchführung der Gründungsversammlung müssen Sie über folgende Dokumente verfügen:
die von mindestens 7 Mitgliedern unterzeichnete Satzung,
das Protokoll der Versammlung.
Im Protokoll müssen folgende Angaben enthalten sein:
Datum und Ort der Versammlung,
Liste der Anwesenden,
gefasste Beschlüsse,
Unterschrift(en) der für die Durchführung der Versammlung verantwortlichen Person(en).
SCHRITT 4. Eintragung ins Vereinsregister
Die gewählten Vorstandsmitglieder müssen zur Anmeldung des Vereins mit der Satzung und dem Gründungsprotokoll zu einem Notar erscheinen, der die Gründung des Vereins beglaubigt und die Anmeldung beim Vereinsregister (Register für gemeinnützige Organisationen) einreicht.
Für die Eintragung des Vereins ins Register ist eine Gerichtsgebühr zu zahlen, die derzeit bis zu 75 Euro betragen kann.
Wenn das Amtsgericht keine Fehler in der Satzung oder im Protokoll feststellt, wird der Verein ins Register eingetragen und erhält einen Auszug aus dem Register als Bestätigung der rechtlichen Eintragung.
Wenn der Antrag auf Eintragung aufgrund von Mängeln in den Unterlagen abgelehnt wird, müssen diese entsprechend den Anforderungen überarbeitet und erneut beim Notar eingereicht werden, was zu einer erneuten Zahlung der Gerichtsgebühr führt. Deshalb ist es wichtig, im Vorfeld sicherzustellen, dass Satzung und Protokoll korrekt ausgefüllt sind.
Schritt 5. Anerkennung der Gemeinnützigkeit
Nach Erhalt des Auszugs aus dem Vereinsregister muss beim zuständigen Finanzamt die Anerkennung als gemeinnützige Organisation beantragt werden. Dies kann über das Online-Portal der Finanzverwaltung Elster erfolgen. Eine Kopie des Bescheids muss an das Amtsgericht (für Berlin: Amtsgericht Charlottenburg) gesendet werden.
Benötigte Unterlagen:
Antrag auf Steuerbefreiung von der Körperschaftsteuer
Satzung
Gründungsprotokoll
Auszug aus dem Vereinsregister
Liste der Vorstandsmitglieder mit Adressen
Fragebogen für die steuerliche Anmeldung
Die Bearbeitungszeit beträgt etwa 2–3 Wochen.
Schritt 6. Eröffnung eines Bankkontos
Um ein Konto für Ihre Organisation zu eröffnen, müssen zunächst bestimmte Unterlagen für die Bank vorbereitet werden, darunter:
Satzung
Gründungsprotokoll
Auszug aus dem Transparenzregister
Bescheinigung über die Gemeinnützigkeit
Angaben zum Vorstand der Organisation (Namen, Adressen, Kontaktdaten)
Auszug aus dem Vereinsregister
Um einen Auszug aus dem Transparenzregister zu erhalten, muss man sich auf deren Website registrieren und den Antrag gemäß den Anweisungen einreichen:
www.transparenzregister.de
Schritt 7. Registrierung bei der Polizei
Wenn nicht alle Vorstandsmitglieder die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen, kann es etwa zwei Wochen nach der Eintragung ins Vereinsregister eine Anfrage der Polizei zur Registrierung als gemeinnützigen Ausländerverein kommen. Falls Sie eine solche Mitteilung erhalten, müssen Sie den Anweisungen folgen und Informationen über Ihre Organisation bei der Polizei einreichen (Kontaktdaten sind in der Mitteilung angegeben).